O que é o Formulário 941?
O Formulário 941, Employer's Quarterly Federal Tax Return, é o formulário do IRS que os empregadores usam para informar os salários que pagaram, o imposto de renda federal que retiveram e as parcelas do empregador e do empregado dos impostos de Social Security e Medicare referentes a um trimestre civil.
Os empregadores apresentam o Formulário 941 quatro vezes por ano para conciliar os impostos sobre a folha de pagamento com os depósitos que já fizeram. A versão carregada aqui é o formulário oficial Rev. March 2026.
Para que serve o Formulário 941?
O Formulário 941 informa sua atividade de impostos sobre a folha de pagamento de um trimestre. Ele é usado para:
- Informar o total de salários, gorjetas e outras remunerações pagas aos empregados.
- Informar o imposto de renda federal retido dos contracheques dos empregados.
- Calcular os impostos de Social Security e Medicare, incluindo as parcelas do empregador e do empregado.
- Conciliar o imposto total do trimestre com os depósitos que você já fez.
Quais informações são necessárias?
Antes de começar, tenha o seguinte em mãos:
- Seu Employer Identification Number, o nome da empresa e o endereço.
- O trimestre que você está informando e o número de empregados pagos nele.
- Total de salários, gorjetas e outras remunerações do trimestre.
- Imposto de renda federal retido dos empregados.
- Os salários tributáveis de Social Security e Medicare, e um registro dos depósitos que você fez no trimestre.
Como preencher o Formulário 941
Abra o formulário acima e percorra-o parte por parte:
- Informe seu EIN, nome e endereço e marque o trimestre que você está informando.
- Part 1: informe o número de empregados, os salários e o imposto de renda federal retido.
- Part 1: calcule os impostos de Social Security e Medicare e seu imposto total do trimestre.
- Compare o imposto total com seus depósitos para encontrar um saldo a pagar ou um pagamento a maior.
- Part 2: informe seu cronograma de depósitos e a obrigação tributária.
- Part 3 e Part 4: responda às perguntas sobre seu negócio e sobre qualquer terceiro designado.
- Part 5: assine e date a declaração.
O editor guia você campo por campo, então você consegue preencher cada linha sem esquecer nenhum dado obrigatório.
Apresentar a declaração vs depositar o imposto
O Formulário 941 informa seus impostos sobre a folha de pagamento, mas geralmente não é assim que você os paga. A maioria dos empregadores deposita os impostos federais sobre a folha de pagamento durante o trimestre em um cronograma mensal ou semissemanal, separadamente da declaração:
- Os depósitos geralmente são feitos eletronicamente pelo Electronic Federal Tax Payment System.
- Seu cronograma de depósitos, mensal ou semissemanal, depende do seu histórico de impostos informado.
- A Part 2 do Formulário 941 informa o cronograma de depósitos e sua obrigação no trimestre.
- Um pequeno saldo a pagar pode ser quitado com a declaração, mas os impostos contínuos devem ser depositados, e não retidos até a apresentação.
Quem precisa declarar o Formulário 941?
A maioria dos empregadores que pagam salários sujeitos a retenção de imposto de renda federal ou a impostos de Social Security e Medicare apresenta o Formulário 941 a cada trimestre. Você geralmente declara mesmo em um trimestre sem imposto a informar, a menos que se enquadre em uma exceção. Regras diferentes se aplicam se você:
- Apresenta o Form 944 anualmente porque o IRS notificou que você se qualifica.
- Emprega apenas trabalhadores domésticos, que são informados no Schedule H.
- Emprega apenas trabalhadores rurais, que são informados no Form 943.
- É um empregador sazonal sem salários em um determinado trimestre.
Qual é o prazo do Formulário 941?
O Formulário 941 vence até o último dia do mês seguinte ao fim de cada trimestre:
- O 1º trimestre, de janeiro a março, vence em 30 de abril.
- O 2º trimestre, de abril a junho, vence em 31 de julho.
- O 3º trimestre, de julho a setembro, vence em 31 de outubro.
- O 4º trimestre, de outubro a dezembro, vence em 31 de janeiro.
Se você fez todos os seus depósitos em dia e integralmente no trimestre, ganha mais 10 dias úteis para declarar. Quando um prazo cai em um fim de semana ou feriado, ele passa para o próximo dia útil.
Onde conseguir um Formulário 941 em branco
Um Formulário 941 em branco e atualizado é um documento de domínio público publicado pelo IRS. Você pode usar o modelo oficial Rev. March 2026 carregado nesta página, preenchê-lo e baixá-lo sem visitar nenhum site do governo ou criar uma conta.
Como assiná-lo online
Você pode assinar seu 941 eletronicamente direto no editor. Desenhe, digite ou envie sua assinatura, posicione-a na Part 5 e adicione a data e seu cargo. O PDF assinado fica pronto para guardar ou apresentar.
Para onde enviar o Formulário 941
Você declara o Formulário 941 ao IRS, seja eletronicamente por meio de um provedor aprovado, seja enviando a declaração em papel pelo correio. O endereço de envio correto depende do estado em que seu negócio está e de você estar ou não incluindo um pagamento, então confira a lista de endereços nas instruções do IRS antes de enviar.
A lumr não é afiliada ao IRS. O Formulário 941 é um documento de domínio público do U.S. Internal Revenue Service.
