Czym jest formularz W-2?
Formularz W-2, czyli zestawienie wynagrodzeń i podatków (Wage and Tax Statement), to dokument IRS, który pracodawca składa, aby zgłosić wynagrodzenia wypłacone pracownikowi oraz podatki potrącone z tych wynagrodzeń w ciągu roku. Pracodawca wysyła kopie pracownikowi oraz do Administracji Ubezpieczeń Społecznych (SSA).
Pracownicy wykorzystują W-2 do przygotowania swojego zeznania podatkowego. Wersja wczytana tutaj to formularz W-2 na rok 2026, czyli szablon służący do zgłaszania wynagrodzeń wypłaconych w roku podatkowym 2026.
Do czego służy formularz W-2?
W-2 łączy w jedną całość to, ile pracownik zarobił, oraz to, ile już zapłacono w ramach podatku. Oto, do czego służy:
- Zgłasza łączne wynagrodzenia, napiwki i inne świadczenia wypłacone w ciągu roku.
- Zgłasza potrącony federalny podatek dochodowy, podatek na ubezpieczenie społeczne oraz podatek Medicare.
- Zgłasza stanowe i lokalne wynagrodzenia oraz potrącony podatek w polach od 15 do 20.
- Dostarcza pracownikowi dane, których potrzebuje, aby złożyć prawidłowe zeznanie podatkowe.
Co oznaczają pola na formularzu W-2?
Pola oznaczone cyframi i literami zgłaszają po jednej konkretnej wartości:
- Pola od a do f: numer SSN pracownika oraz numer EIN, nazwa i adres pracodawcy.
- Pole 1: wynagrodzenia, napiwki i inne świadczenia podlegające opodatkowaniu.
- Pole 2: potrącony federalny podatek dochodowy.
- Pola 3 i 4: wynagrodzenia na ubezpieczenie społeczne oraz potrącony podatek na ubezpieczenie społeczne.
- Pola 5 i 6: wynagrodzenia Medicare oraz potrącony podatek Medicare.
- Pole 12: kwoty oznaczone kodami, takie jak składki emerytalne, zgłaszane z odpowiadającym im kodem literowym.
- Pole 13: pola wyboru dla pracownika ustawowego, planu emerytalnego oraz zasiłku chorobowego wypłacanego przez stronę trzecią.
- Pola od 15 do 20: stanowe i lokalne wynagrodzenia, stanowy numer identyfikacyjny pracodawcy oraz potrącony podatek stanowy i lokalny.
Jakie informacje są wymagane?
Zanim zaczniesz, przygotuj następujące dane:
- Nazwa, adres oraz numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN).
- Pełne imię i nazwisko, adres oraz numer ubezpieczenia społecznego (SSN) pracownika.
- Łączne wynagrodzenia, napiwki i inne świadczenia wypłacone w ciągu roku.
- Potrącony podatek federalny, na ubezpieczenie społeczne oraz Medicare.
- Wszelkie stanowe i lokalne wynagrodzenia oraz potrącony podatek.
Jak wypełnić formularz W-2
Otwórz formularz powyżej i przejdź przez niego pole po polu:
- Pola od a do f: wpisz numer SSN pracownika oraz numer EIN, nazwę i adres pracodawcy.
- Pola 1 i 2: wpisz łączne wynagrodzenia podlegające opodatkowaniu oraz potrącony federalny podatek dochodowy.
- Pola od 3 do 6: wpisz wynagrodzenia na ubezpieczenie społeczne i Medicare oraz potrącony podatek dla każdego z nich.
- Pole 12: dodaj wszelkie kwoty oznaczone kodami z prawidłowym kodem literowym.
- Pole 13: zaznacz wszystkie pola, które dotyczą pracownika.
- Pola od 15 do 20: wpisz dane stanowe i lokalne, jeśli Cię dotyczą.
Edytor prowadzi Cię pole po polu, dzięki czemu możesz sprawdzić każde okienko przed pobraniem.
Kto musi go wypełnić?
Pracodawcy wypełniają W-2 dla każdego pracownika, któremu wypłacili wynagrodzenie w ciągu roku. Zazwyczaj jest on potrzebny, gdy:
- Wypłaciłeś pracownikowi wynagrodzenie, nawet jeśli nie potrącono żadnego podatku.
- Potrąciłeś z wynagrodzenia pracownika podatek dochodowy, na ubezpieczenie społeczne lub Medicare.
- Musisz przekazać pracownikowi skorygowane zestawienie.
- Odtwarzasz kopię na potrzeby własnej dokumentacji płacowej.
Pracownik, który jedynie otrzymuje W-2, nie wypełnia go. Jeśli zamiast tego otrzymujesz wynagrodzenie jako niezależny wykonawca, Twój klient zgłasza Twoją płatność na formularzu 1099-NEC, a nie W-2.
Kiedy należy złożyć W-2?
Pracodawcy muszą przekazać każdemu pracownikowi jego W-2 oraz złożyć kopię A w Administracji Ubezpieczeń Społecznych do 31 stycznia roku następującego po roku, w którym wypłacono wynagrodzenia. Ten sam termin 31 stycznia obowiązuje niezależnie od tego, czy składasz formularz w wersji papierowej, czy elektronicznej.
Skąd wziąć pusty formularz W-2
Pusty, aktualny W-2 to dokument w domenie publicznej opublikowany przez IRS. Możesz skorzystać z oficjalnego szablonu na rok 2026 wczytanego na tej stronie, wypełnić go i pobrać bez odwiedzania jakiejkolwiek strony rządowej czy zakładania konta.
Zrozumienie kopii formularza W-2
W-2 występuje w kilku kopiach, z których każda trafia w inne miejsce: kopia A do Administracji Ubezpieczeń Społecznych, kopia 1 do stanowego lub lokalnego urzędu skarbowego, a kopie B, C i 2 do pracownika na potrzeby jego dokumentacji federalnej, osobistej i stanowej.
Kopia A jest drukowana na czerwono, ponieważ oficjalna wersja papierowa składana w SSA musi być skanowalnym formularzem z czerwonym tuszem albo złożona elektronicznie. Skorzystaj z tej strony, aby przygotować i sprawdzić formularz oraz przygotować kopie, które przekazujesz pracownikom i zachowujesz w swojej dokumentacji.
Gdzie go wysłać
Przekaż kopie dla pracownika bezpośrednio swojemu pracownikowi i jedną zachowaj w swojej dokumentacji. Złóż kopię A w Administracji Ubezpieczeń Społecznych, a nie w IRS, i wyślij wszelkie kopie stanowe do swojego stanowego urzędu skarbowego w terminie.
lumr nie jest powiązany z IRS ani SSA. Formularz W-2 jest dokumentem w domenie publicznej amerykańskiego urzędu skarbowego (Internal Revenue Service).
