Cos'è un modulo W-2?
Il modulo W-2, Dichiarazione dei Salari e delle Imposte, è un documento dell'IRS che un datore di lavoro presenta per comunicare i salari corrisposti a un dipendente e le imposte trattenute su tali salari durante l'anno. Il datore di lavoro invia le copie al dipendente e alla Social Security Administration (SSA).
I dipendenti usano il W-2 per preparare la dichiarazione dei redditi. La versione caricata qui è il modulo W-2 2026, il modello usato per comunicare i salari corrisposti nell'anno fiscale 2026.
A cosa serve un modulo W-2?
Il W-2 collega ciò che un dipendente ha guadagnato a ciò che è già stato versato in imposte. Ecco a cosa serve:
- Comunica il totale di salari, mance e altri compensi corrisposti durante l'anno.
- Comunica l'imposta federale sul reddito, l'imposta di previdenza sociale e l'imposta Medicare trattenute.
- Comunica i salari e le imposte trattenute a livello statale e locale nelle caselle da 15 a 20.
- Fornisce al dipendente le cifre necessarie per presentare una dichiarazione dei redditi accurata.
Cosa significano le caselle di un W-2?
Ogni casella numerata o contrassegnata da una lettera riporta una cifra specifica:
- Caselle da a a f: l'SSN del dipendente e l'EIN, il nome e l'indirizzo del datore di lavoro.
- Casella 1: salari, mance e altri compensi imponibili.
- Casella 2: imposta federale sul reddito trattenuta.
- Caselle 3 e 4: salari di previdenza sociale e l'imposta di previdenza sociale trattenuta.
- Caselle 5 e 6: salari Medicare e l'imposta Medicare trattenuta.
- Casella 12: importi codificati come i contributi pensionistici, indicati con la lettera di codice corrispondente.
- Casella 13: caselle di spunta per dipendente legale (statutory employee), piano pensionistico e indennità di malattia erogata da terzi.
- Caselle da 15 a 20: salari statali e locali, il codice identificativo statale del datore di lavoro e le imposte statali e locali trattenute.
Quali informazioni sono richieste?
Prima di iniziare, tieni a portata di mano quanto segue:
- Il nome, l'indirizzo e il numero di identificazione del datore di lavoro (EIN).
- Il nome completo, l'indirizzo e il numero di previdenza sociale (SSN) del dipendente.
- Il totale di salari, mance e altri compensi corrisposti durante l'anno.
- Le imposte federali, di previdenza sociale e Medicare trattenute.
- Eventuali salari e imposte trattenute a livello statale e locale.
Come compilare un W-2
Apri il modulo qui sopra e procedi casella per casella:
- Caselle da a a f: inserisci l'SSN del dipendente e l'EIN, il nome e l'indirizzo del datore di lavoro.
- Caselle 1 e 2: inserisci il totale dei salari imponibili e l'imposta federale sul reddito trattenuta.
- Caselle da 3 a 6: inserisci i salari di previdenza sociale e Medicare e l'imposta trattenuta per ciascuno.
- Casella 12: aggiungi eventuali importi codificati con la lettera di codice corretta.
- Casella 13: spunta le caselle che riguardano il dipendente.
- Caselle da 15 a 20: inserisci i dati statali e locali se applicabili.
L'editor ti guida campo per campo, così puoi controllare ogni casella prima di scaricare.
Chi deve compilarlo?
I datori di lavoro compilano un W-2 per ogni dipendente retribuito durante l'anno. In genere ne serve uno quando:
- Hai corrisposto salari a un dipendente, anche se non è stata trattenuta alcuna imposta.
- Hai trattenuto imposte sul reddito, di previdenza sociale o Medicare dalla retribuzione di un dipendente.
- Devi fornire a un dipendente una dichiarazione corretta.
- Stai ricostruendo una copia per i tuoi archivi di buste paga.
Un dipendente che riceve solo un W-2 non deve compilarlo. Se invece sei retribuito come lavoratore autonomo, il tuo cliente comunica i tuoi compensi su un modulo 1099-NEC, non su un W-2.
Quando va consegnato un W-2?
I datori di lavoro devono consegnare a ogni dipendente il proprio W-2 e presentare la Copia A alla Social Security Administration entro il 31 gennaio dell'anno successivo a quello in cui i salari sono stati corrisposti. La stessa scadenza del 31 gennaio vale sia per la presentazione cartacea sia per quella elettronica.
Dove trovare un W-2 vuoto
Un W-2 vuoto e aggiornato è un documento di pubblico dominio pubblicato dall'IRS. Puoi usare il modello ufficiale 2026 caricato in questa pagina, compilarlo e scaricarlo senza visitare alcun sito governativo né creare un account.
Comprendere le copie del W-2
Un W-2 è composto da più copie, ciascuna destinata a un luogo diverso: la Copia A alla Social Security Administration, la Copia 1 all'ufficio fiscale statale o locale, e le Copie B, C e 2 al dipendente per i suoi archivi federali, personali e statali.
La Copia A è stampata in rosso perché la versione cartacea ufficiale presentata alla SSA deve essere il modulo scansionabile a inchiostro rosso, oppure va presentata elettronicamente. Usa questa pagina per preparare e controllare il modulo e per produrre le copie da consegnare ai dipendenti e da conservare nei tuoi archivi.
Dove inviarlo
Consegna le copie destinate al dipendente direttamente al tuo dipendente e conservane una per i tuoi archivi. Presenta la Copia A alla Social Security Administration, non all'IRS, e invia eventuali copie statali al tuo ufficio fiscale statale entro la scadenza.
lumr non è affiliata all'IRS né alla SSA. Il modulo W-2 è un documento di pubblico dominio dell'Internal Revenue Service degli Stati Uniti.
