Remplir le formulaire W-2 en ligne

Qu'est-ce qu'un formulaire W-2 ?

Le formulaire W-2, Wage and Tax Statement, est un document de l'IRS que l'employeur dépose pour déclarer les salaires versés à un salarié et les impôts retenus sur ces salaires au cours de l'année. L'employeur en envoie des copies au salarié et à la Social Security Administration (SSA).

Les salariés utilisent le W-2 pour préparer leur déclaration de revenus. La version chargée ici est le formulaire W-2 de 2026, le modèle utilisé pour déclarer les salaires versés au titre de l'année fiscale 2026.

À quoi sert un formulaire W-2 ?

Le W-2 relie ce qu'un salarié a gagné à ce qui a déjà été versé au titre de l'impôt. Voici à quoi il sert :

• Déclarer le total des salaires, des pourboires et autres rémunérations versés au cours de l'année.
• Déclarer l'impôt fédéral sur le revenu, la cotisation de sécurité sociale (Social Security) et la cotisation Medicare retenus.
• Déclarer les salaires et l'impôt retenus au niveau de l'État et au niveau local, dans les cases 15 à 20.
• Fournir au salarié les chiffres dont il a besoin pour produire une déclaration de revenus exacte.

Que signifient les cases d'un W-2 ?

Chaque case numérotée ou désignée par une lettre déclare un chiffre précis :

• Cases a à f : le SSN du salarié ainsi que l'EIN, le nom et l'adresse de l'employeur.
• Case 1 : salaires, pourboires et autres rémunérations imposables.
• Case 2 : impôt fédéral sur le revenu retenu.
• Cases 3 et 4 : salaires soumis à la sécurité sociale (Social Security) et cotisation de sécurité sociale retenue.
• Cases 5 et 6 : salaires soumis à Medicare et cotisation Medicare retenue.
• Case 12 : montants codés tels que les cotisations de retraite, déclarés avec le code de lettre correspondant.
• Case 13 : cases à cocher pour salarié statutaire, régime de retraite et indemnités de maladie versées par un tiers.
• Cases 15 à 20 : salaires au niveau de l'État et au niveau local, le numéro d'identification de l'employeur dans l'État, et l'impôt retenu au niveau de l'État et au niveau local.

Quelles informations sont requises ?

Avant de commencer, préparez les éléments suivants :

• Le nom, l'adresse et le numéro d'identification d'employeur (EIN) de l'employeur.
• Le nom complet, l'adresse et le numéro de sécurité sociale (SSN) du salarié.
• Le total des salaires, des pourboires et autres rémunérations versés au cours de l'année.
• L'impôt fédéral, la cotisation de sécurité sociale (Social Security) et la cotisation Medicare retenus.
• Tous les salaires et impôts retenus au niveau de l'État et au niveau local.

Comment remplir un W-2

Ouvrez le formulaire ci-dessus et complétez-le case par case :

• Cases a à f : saisissez le SSN du salarié ainsi que l'EIN, le nom et l'adresse de l'employeur.
• Cases 1 et 2 : saisissez le total des salaires imposables et l'impôt fédéral sur le revenu retenu.
• Cases 3 à 6 : saisissez les salaires soumis à la sécurité sociale (Social Security) et à Medicare ainsi que l'impôt retenu pour chacun.
• Case 12 : ajoutez les montants codés avec le code de lettre correct.
• Case 13 : cochez les cases qui s'appliquent au salarié.
• Cases 15 à 20 : saisissez les informations au niveau de l'État et au niveau local si elles s'appliquent.

L'éditeur vous guide champ par champ, afin que vous puissiez vérifier chaque case avant de télécharger.

Qui doit en remplir un ?

Les employeurs remplissent un W-2 pour chaque salarié qu'ils ont payé au cours de l'année. Vous en avez généralement besoin lorsque :

• Vous avez versé un salaire à un salarié, même si aucun impôt n'a été retenu.
• Vous avez retenu l'impôt sur le revenu, la cotisation de sécurité sociale (Social Security) ou la cotisation Medicare sur la paie d'un salarié.
• Vous devez remettre à un salarié un relevé corrigé.
• Vous reconstituez une copie pour vos propres registres de paie.

Un salarié qui ne reçoit qu'un W-2 ne le remplit pas. Si vous êtes au contraire payé en tant que prestataire indépendant, votre client déclare votre rémunération sur un formulaire 1099-NEC, et non sur un W-2.

Quand un W-2 doit-il être remis ?

Les employeurs doivent remettre à chaque salarié son W-2 et déposer la Copie A auprès de la Social Security Administration au plus tard le 31 janvier de l'année qui suit le versement des salaires. La même date limite du 31 janvier s'applique que vous déposiez sur papier ou par voie électronique.

Où obtenir un W-2 vierge

Un W-2 vierge et à jour est un document du domaine public publié par l'IRS. Vous pouvez utiliser le modèle officiel de 2026 chargé sur cette page, le remplir et le télécharger sans visiter aucun site gouvernemental ni créer de compte.

Comprendre les copies du W-2

Un W-2 comporte plusieurs copies, chacune destinée à un endroit différent : la Copie A pour la Social Security Administration, la Copie 1 pour l'administration fiscale de l'État ou locale, et les Copies B, C et 2 pour le salarié, pour ses archives fédérales, personnelles et de l'État.

La Copie A est imprimée en rouge, car la version papier officielle déposée auprès du SSA doit être le formulaire numérisable à encre rouge, ou bien déposée par voie électronique. Utilisez cette page pour préparer et vérifier le formulaire et pour produire les copies que vous remettez aux salariés et conservez dans vos archives.

Où l'envoyer

Remettez les copies du salarié directement à votre salarié et conservez-en une dans vos archives. Déposez la Copie A auprès de la Social Security Administration, et non de l'IRS, et envoyez toute copie destinée à l'État à votre administration fiscale d'État avant la date limite.

lumr n'est pas affilié à l'IRS ni au SSA. Le formulaire W-2 est un document du domaine public de l'U.S. Internal Revenue Service.