¿Qué es el Formulario 941?
El Formulario 941, Declaración Trimestral Federal de Impuestos del Empleador, es el formulario del IRS que los empleadores usan para declarar los salarios que pagaron, el impuesto federal sobre los ingresos que retuvieron y las partes del empleador y del empleado de los impuestos del Seguro Social y de Medicare correspondientes a un trimestre natural.
Los empleadores presentan el Formulario 941 cuatro veces al año para conciliar los impuestos sobre la nómina con los depósitos que ya hicieron. La versión cargada aquí es el formulario oficial Rev. March 2026.
¿Para qué se usa el Formulario 941?
El Formulario 941 declara tu actividad de impuestos sobre la nómina de un trimestre. Se usa para:
- Declarar el total de salarios, propinas y otra compensación pagada a los empleados.
- Declarar el impuesto federal sobre los ingresos retenido de los cheques de pago de los empleados.
- Calcular los impuestos del Seguro Social y de Medicare, incluidas las partes del empleador y del empleado.
- Conciliar el impuesto total del trimestre con los depósitos que ya hiciste.
¿Qué información se necesita?
Antes de empezar, ten lo siguiente a mano:
- Tu Número de Identificación del Empleador, el nombre de la empresa y la dirección.
- El trimestre que declaras y el número de empleados a los que pagaste en él.
- El total de salarios, propinas y otra compensación del trimestre.
- El impuesto federal sobre los ingresos retenido de los empleados.
- Los salarios imponibles del Seguro Social y de Medicare, y un registro de los depósitos que hiciste para el trimestre.
Cómo rellenar el Formulario 941
Abre el formulario de arriba y complétalo parte por parte:
- Introduce tu EIN, nombre y dirección, y marca el trimestre que declaras.
- Parte 1: declara el número de empleados, los salarios y el impuesto federal sobre los ingresos retenido.
- Parte 1: calcula los impuestos del Seguro Social y de Medicare y tu impuesto total del trimestre.
- Compara el impuesto total con tus depósitos para hallar un saldo adeudado o un pago en exceso.
- Parte 2: declara tu calendario de depósitos y tu obligación tributaria.
- Parte 3 y Parte 4: responde las preguntas sobre tu empresa y cualquier tercero designado.
- Parte 5: firma y pon la fecha en la declaración.
El editor te guía campo por campo, así que puedes rellenar cada línea sin omitir ninguna entrada obligatoria.
Presentar la declaración frente a depositar el impuesto
El Formulario 941 declara tus impuestos sobre la nómina, pero normalmente no es la forma en que los pagas. La mayoría de los empleadores depositan los impuestos federales sobre la nómina durante el trimestre con un calendario mensual o quincenal, por separado de la declaración:
- Los depósitos suelen hacerse electrónicamente a través del Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (EFTPS).
- Tu calendario de depósitos, mensual o quincenal, depende de tu historial de impuestos declarados.
- La Parte 2 del Formulario 941 declara el calendario de depósitos y tu obligación del trimestre.
- Un saldo pequeño adeudado puede pagarse con la declaración, pero los impuestos corrientes deben depositarse, no retenerse hasta que presentes.
¿Quién tiene que presentar el Formulario 941?
La mayoría de los empleadores que pagan salarios sujetos a la retención del impuesto federal sobre los ingresos o a los impuestos del Seguro Social y de Medicare presentan el Formulario 941 cada trimestre. Por lo general lo presentas incluso en un trimestre sin impuesto que declarar, a menos que te encuentres en una excepción. Se aplican reglas distintas si:
- Presentas el Form 944 anualmente porque el IRS te notificó que reúnes los requisitos.
- Empleas solo a trabajadores domésticos, que se declaran en el Schedule H.
- Empleas solo a trabajadores agrícolas, que se declaran en el Form 943.
- Eres un empleador de temporada sin salarios en un trimestre determinado.
¿Cuándo vence el Formulario 941?
El Formulario 941 vence el último día del mes siguiente al final de cada trimestre:
- El primer trimestre, de enero a marzo, vence el 30 de abril.
- El segundo trimestre, de abril a junio, vence el 31 de julio.
- El tercer trimestre, de julio a septiembre, vence el 31 de octubre.
- El cuarto trimestre, de octubre a diciembre, vence el 31 de enero.
Si hiciste todos tus depósitos a tiempo y en su totalidad para el trimestre, dispones de 10 días hábiles adicionales para presentar. Cuando una fecha de vencimiento cae en fin de semana o feriado, se traslada al siguiente día hábil.
Dónde conseguir un Formulario 941 en blanco
Un Formulario 941 en blanco y actual es un documento de dominio público publicado por el IRS. Puedes usar la plantilla oficial Rev. March 2026 cargada en esta página, rellenarla y descargarla sin visitar ningún sitio del gobierno ni crear una cuenta.
Cómo firmarlo en línea
Puedes firmar tu 941 electrónicamente directamente en el editor. Dibuja, escribe o sube tu firma, colócala en la Parte 5 y añade la fecha y tu cargo. El PDF firmado está listo para guardar o presentar.
Dónde presentar el Formulario 941
Presentas el Formulario 941 ante el IRS, ya sea electrónicamente a través de un proveedor aprobado o enviando la declaración en papel por correo. La dirección postal correcta depende del estado en el que esté tu empresa y de si incluyes un pago, así que consulta la lista de direcciones en las instrucciones del IRS antes de enviarlo por correo.
lumr no está afiliado al IRS. El Formulario 941 es un documento de dominio público del Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos.
