Was ist ein Formular W-9?
Das Formular W-9, Request for Taxpayer Identification Number and Certification, ist ein IRS-Dokument, mit dem du deine Steueridentifikationsnummer (TIN) an eine Person oder ein Unternehmen weitergibst, das dich bezahlen wird. Es wird am häufigsten von Freiberuflern, selbstständigen Auftragnehmern und Lieferanten angefordert.
Der Zahler nutzt die Angaben auf deinem W-9, um dem IRS zu melden, was er dir gezahlt hat, in der Regel über ein Formular 1099 am Ende des Jahres. Die aktuelle Version ist die mit Rev. März 2024 gekennzeichnete, und das ist die hier geladene Vorlage.
Wofür wird ein Formular W-9 verwendet?
Das Ausfüllen eines W-9 ist für eine korrekte Steuerdokumentation unerlässlich. Das leistet es:
- Es übermittelt deine Steueridentifikationsnummer an die Stellen, die dich bezahlen.
- Es bestätigt deinen Status als US-Person für Steuerzwecke.
- Es bestätigt, ob du von der Quellensteuer als Sicherungseinbehalt (Backup Withholding) befreit bist. Ohne es kann ein Zahler 24 % deiner Zahlung einbehalten.
Welche Angaben sind erforderlich?
Halte vor dem Start Folgendes bereit:
- Deinen vollständigen rechtlichen Namen, wie er in deiner Steuererklärung erscheint.
- Den Namen deines Unternehmens oder einer steuerlich nicht berücksichtigten Einheit (Disregarded Entity), falls abweichend.
- Deine bundessteuerliche Einstufung (Einzelperson, Einzelunternehmer, LLC, Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft).
- Deine Postanschrift.
- Deine Social Security Number (SSN) oder Employer Identification Number (EIN).
So füllst du ein W-9 aus
Öffne das Formular oben und arbeite es Zeile für Zeile durch:
- Zeile 1: Gib deinen Namen ein.
- Zeile 2: Gib einen Unternehmensnamen ein, falls du einen hast.
- Zeile 3: Kreuze das Kästchen für deine steuerliche Einstufung an.
- Zeile 4: Füge Befreiungscodes nur hinzu, wenn sie auf dich zutreffen.
- Zeilen 5 und 6: Gib deine Adresse, Stadt, Bundesstaat und Postleitzahl ein.
- Teil I: Gib deine SSN oder EIN ein.
- Teil II: Unterschreibe und datiere, um die Angaben zu bestätigen.
Der Editor leitet dich Feld für Feld an, sodass du kein Pflichtfeld übersiehst.
Wer muss eines ausfüllen?
Du füllst in der Regel ein W-9 aus, wenn ein Unternehmen deine Steuerdaten benötigt, um Zahlungen an den IRS zu melden. Häufige Situationen sind:
- Tätigkeit als Freiberufler oder selbstständiger Auftragnehmer.
- Erbringung von Dienstleistungen als Lieferant oder Berater.
- Erzielen von Zinsen, Dividenden oder anderen meldepflichtigen Einkünften.
- Eröffnung bestimmter Finanzkonten.
Wann ist es nicht erforderlich?
Du musst kein W-9 an jemanden senden, der dich nicht bezahlt, und du solltest beim Weitergeben vorsichtig sein. Eine legitime Anfrage kommt von einem Kunden, Zahler oder Finanzinstitut, mit dem du tatsächlich Geschäfte machst. Wenn du Arbeitnehmer bist, füllst du stattdessen ein Formular W-4 aus, kein W-9.
Wann ist ein W-9 fällig?
Es gibt keine feste IRS-Frist für ein W-9. Du stellst es bereit, sobald ein Zahler es anfordert, idealerweise bevor er die erste Zahlung leistet. Eine zügige Rückgabe hilft dem Zahler, ein korrektes Formular 1099 auszustellen, und vermeidet einen Sicherungseinbehalt (Backup Withholding) bei deinen Zahlungen.
Wo du ein leeres W-9 erhältst
Ein leeres, aktuelles W-9 ist ein gemeinfreies Dokument, das vom IRS veröffentlicht wird. Du kannst die offizielle Vorlage Rev. März 2024 nutzen, die auf dieser Seite geladen ist, sie ausfüllen und herunterladen, ohne eine Behördenwebsite zu besuchen oder ein Konto zu erstellen.
So unterschreibst du es online
Du kannst dein W-9 direkt im Editor elektronisch unterschreiben. Zeichne, tippe oder lade deine Unterschrift hoch, platziere sie in Teil II, füge das Datum hinzu, und deine Bestätigung ist abgeschlossen. Das unterschriebene PDF ist versandbereit.
Wohin du es sendest
Sende dein ausgefülltes W-9 direkt an die Person oder das Unternehmen, das es angefordert hat, niemals an den IRS. Teile es über einen sicheren Kanal, den die anfragende Stelle bereitstellt, etwa eine verschlüsselte E-Mail oder ein Dokumentenportal, da das Formular sensible Daten enthält.
lumr ist nicht mit dem IRS verbunden. Das Formular W-9 ist ein gemeinfreies Dokument des U.S. Internal Revenue Service.
