Was ist ein Formular W-2?
Das Formular W-2, Wage and Tax Statement, ist ein IRS-Dokument, das ein Arbeitgeber einreicht, um die einem Arbeitnehmer im Laufe des Jahres gezahlten Löhne und die von diesen Löhnen einbehaltenen Steuern zu melden. Der Arbeitgeber sendet Kopien an den Arbeitnehmer und an die Social Security Administration (SSA).
Arbeitnehmer nutzen das W-2, um ihre Einkommensteuererklärung zu erstellen. Die hier geladene Version ist das Formular W-2 2026, die Vorlage zur Meldung der im Steuerjahr 2026 gezahlten Löhne.
Wofür wird ein Formular W-2 verwendet?
Das W-2 verknüpft, was ein Arbeitnehmer verdient hat, mit dem, was bereits an Steuern gezahlt wurde. Das leistet es:
- Es meldet die gesamten Löhne, Trinkgelder und sonstigen Vergütungen, die im Laufe des Jahres gezahlt wurden.
- Es meldet die einbehaltene Bundeseinkommensteuer, Social-Security-Steuer und Medicare-Steuer.
- Es meldet die Löhne und einbehaltenen Steuern auf Ebene der Bundesstaaten und Kommunen in den Feldern 15 bis 20.
- Es liefert dem Arbeitnehmer die Zahlen, die er für eine korrekte Steuererklärung benötigt.
Was bedeuten die Felder auf einem W-2?
Die mit Zahlen und Buchstaben gekennzeichneten Felder geben jeweils einen bestimmten Wert an:
- Felder a bis f: die SSN des Arbeitnehmers sowie EIN, Name und Adresse des Arbeitgebers.
- Feld 1: Löhne, Trinkgelder und sonstige steuerpflichtige Vergütungen.
- Feld 2: einbehaltene Bundeseinkommensteuer.
- Felder 3 und 4: Social-Security-Löhne und die einbehaltene Social-Security-Steuer.
- Felder 5 und 6: Medicare-Löhne und die einbehaltene Medicare-Steuer.
- Feld 12: kodierte Beträge wie Altersvorsorgebeiträge, gemeldet mit dem passenden Buchstabencode.
- Feld 13: Kästchen für gesetzlich gleichgestellte Arbeitnehmer (Statutory Employee), Altersvorsorgeplan und Krankengeld von Dritten.
- Felder 15 bis 20: Löhne auf Ebene der Bundesstaaten und Kommunen, die Bundesstaat-ID des Arbeitgebers sowie die einbehaltenen Steuern der Bundesstaaten und Kommunen.
Welche Angaben sind erforderlich?
Halte vor dem Start Folgendes bereit:
- Name, Adresse und Employer Identification Number (EIN) des Arbeitgebers.
- Vollständigen Namen, Adresse und Social Security Number (SSN) des Arbeitnehmers.
- Gesamte Löhne, Trinkgelder und sonstige im Jahr gezahlte Vergütungen.
- Einbehaltene Bundes-, Social-Security- und Medicare-Steuer.
- Etwaige Löhne und einbehaltene Steuern auf Ebene der Bundesstaaten und Kommunen.
So füllst du ein W-2 aus
Öffne das Formular oben und arbeite es Feld für Feld durch:
- Felder a bis f: Gib die SSN des Arbeitnehmers sowie EIN, Name und Adresse des Arbeitgebers ein.
- Felder 1 und 2: Gib die gesamten steuerpflichtigen Löhne und die einbehaltene Bundeseinkommensteuer ein.
- Felder 3 bis 6: Gib die Social-Security- und Medicare-Löhne sowie die jeweils einbehaltene Steuer ein.
- Feld 12: Füge etwaige kodierte Beträge mit dem richtigen Buchstabencode hinzu.
- Feld 13: Kreuze die Kästchen an, die auf den Arbeitnehmer zutreffen.
- Felder 15 bis 20: Gib die Angaben zu Bundesstaaten und Kommunen ein, falls sie zutreffen.
Der Editor leitet dich Feld für Feld an, sodass du jedes Feld vor dem Herunterladen prüfen kannst.
Wer muss eines ausfüllen?
Arbeitgeber stellen für jeden im Laufe des Jahres bezahlten Arbeitnehmer ein W-2 aus. In der Regel brauchst du eines, wenn:
- Du einem Arbeitnehmer Löhne gezahlt hast, auch wenn keine Steuer einbehalten wurde.
- Du Einkommen-, Social-Security- oder Medicare-Steuer vom Lohn eines Arbeitnehmers einbehalten hast.
- Du einem Arbeitnehmer eine korrigierte Aufstellung geben musst.
- Du eine Kopie für deine eigenen Lohnabrechnungsunterlagen rekonstruierst.
Ein Arbeitnehmer, der nur ein W-2 erhält, füllt es nicht aus. Wirst du stattdessen als selbstständiger Auftragnehmer bezahlt, meldet dein Kunde deine Bezahlung auf einem Formular 1099-NEC, nicht auf einem W-2.
Wann ist ein W-2 fällig?
Arbeitgeber müssen jedem Arbeitnehmer sein W-2 aushändigen und die Kopie A bis zum 31. Januar des Jahres nach der Lohnzahlung bei der Social Security Administration einreichen. Dieselbe Frist zum 31. Januar gilt, egal ob du in Papierform oder elektronisch einreichst.
Wo du ein leeres W-2 erhältst
Ein leeres, aktuelles W-2 ist ein gemeinfreies Dokument, das vom IRS veröffentlicht wird. Du kannst die offizielle Vorlage 2026 nutzen, die auf dieser Seite geladen ist, sie ausfüllen und herunterladen, ohne eine Behördenwebsite zu besuchen oder ein Konto zu erstellen.
Die W-2-Kopien verstehen
Ein W-2 gibt es in mehreren Kopien, von denen jede an einen anderen Ort geht: Kopie A an die Social Security Administration, Kopie 1 an die Steuerbehörde des Bundesstaates oder der Kommune und die Kopien B, C und 2 an den Arbeitnehmer für seine Bundes-, persönlichen und bundesstaatlichen Unterlagen.
Kopie A ist in Rot gedruckt, weil die offizielle Papierversion, die bei der SSA eingereicht wird, das maschinenlesbare Formular in roter Tinte sein oder elektronisch eingereicht werden muss. Nutze diese Seite, um das Formular vorzubereiten und zu prüfen und um die Kopien zu erstellen, die du an Arbeitnehmer gibst und für deine Unterlagen aufbewahrst.
Wohin du es sendest
Gib die Arbeitnehmerexemplare direkt an deinen Arbeitnehmer und bewahre eines für deine Unterlagen auf. Reiche Kopie A bei der Social Security Administration ein, nicht beim IRS, und sende jede Kopie für den Bundesstaat bis zur Frist an deine Steuerbehörde des Bundesstaates.
lumr ist weder mit dem IRS noch mit der SSA verbunden. Das Formular W-2 ist ein gemeinfreies Dokument des U.S. Internal Revenue Service.
